Sådan bruger du bookingsystemet
Alt hvad du skal vide som booker — og lidt ekstra til administratoren. Guiden tager 5 minutter at læse.
1. Log ind ALLE
- Gå til www.fieldnotes.dk/app/
- Vælg dit navn i listen og indtast dit personlige password (udleveret af din administrator)
- Du forbliver logget ind i 30 dage på samme enhed — log ud med knappen ved dit navn øverst
⚠️ Skriver du forkert password 8 gange, låses dit login i 15 minutter.
2. Find rundt i kalenderen ALLE
Øverst kan du skifte mellem tre visninger: Uge Måned Liste
- Ledig = grøn brik: her kan der bookes en kunde ind. Sammenhængende ledige tider vises som én samlet brik.
- Service – Hansen = mørk brik: allerede booket. Du kan se jobtype, adresse og hvem der har booket. Farvestriben viser jobtypen.
- Blyanten ✎ på en mørk brik betyder, at du kan redigere den.
- Brug pilene ‹ › og I dag til at bladre — og dropdown'en til at filtrere efter jobtype.
- Kalenderen opdaterer sig selv hvert minut, og hver gang du åbner appen igen.
3. Book en tid ALLE
- Klik på en grøn Ledig-brik
- Vælg jobtype — sluttiden sættes automatisk ud fra typens normale varighed (kan ændres):
| Jobtype | Standardvarighed |
|---|
| Besigtigelse | 1 time |
| Service | 2 timer |
| Installation | 8 timer |
| Andet (fri tekst) | 1 time |
- Tilpas start/slut, hvis kunden kun skal have en del af den ledige tid — resten forbliver ledig til andre
- Udfyld kundens adresse (kommer i kalenderaftalens lokationsfelt → montøren får rutevejledning), evt. HubSpot-link/Deal ID og en note (noten bliver en del af aftalens titel)
- Tryk Book tid — færdig! Aftalen ligger nu i kalenderen, og tiden er væk for alle andre
💡 Er tiden væk, når du trykker book, var en kollega hurtigere — listen opdateres automatisk, vælg bare en ny.
4. Redigér, flyt eller slet ALLE (egne)
Klik på en mørk brik med ✎ (dine egne bookinger — Linda og Martin kan redigere alles):
- Redigér: ret jobtype, adresse, HubSpot eller note → Gem ændringer
- Flyt: tryk Flyt til andet tidspunkt → vælg en ny ledig tid (varigheden følger med) → gem. Den gamle tid bliver ledig igen
- Slet: tryk Slet booking → tiden bliver ledig igen. Fortrød du? Tryk Fortryd i den sorte boks inden 15 sekunder
5. Send et kundelink ALLE
Lad kunden selv vælge tidspunkt — uden login og uden telefonisk frem-og-tilbage:
- Tryk 🔗 Kundelink i værktøjslinjen
- Vælg jobtype, skriv evt. kundens navn som reference, og vælg hvor længe linket skal virke
- Tryk Lav link → Kopiér → send det til kunden (sms, mail, HubSpot)
Kunden oplever: åbner linket → ser ledige tidspunkter → vælger ét → udfylder navn, telefon, e-mail og adresse → får bekræftelse på skærmen og pr. mail med "Føj til din kalender" og et aflys-link. Dagen før aftalen får kunden automatisk en påmindelses-mail.
💡 Bookingen stemples med dit navn, så du kan redigere den bagefter — og du får besked pr. mail, når kunden booker eller aflyser.
6. Brug den som app på mobilen ALLE
- iPhone (Safari): åbn /app/ → Del-knappen → "Føj til hjemmeskærm"
- Android (Chrome): åbn siden → menu ⋮ → "Føj til startskærm" / "Installér app"
Så ligger den som en rigtig app med eget ikon — og ugevisningen ruller automatisk hen til i dag.
7. Administrator ADMIN
Opret ledige tider
- I Google Kalender: opret en aftale med titlen præcis Ledig (store/små bogstaver er ligegyldigt — "Available" virker også). Den skal have et klokkeslæt — heldagsaftaler ignoreres. Synlig på siden med det samme.
- I appen: knappen ＋ Ledighed opretter et helt ugeskema på én gang (fx man–fre 8–16 de næste 3 uger). Dage med eksisterende aftaler springes automatisk over.
- Ledige tider, der støder op til hinanden, vises automatisk som én samlet brik.
⚠️ Alle andre aftaler i kalenderen (kundemøder, "fri", private ting) forbliver usynlige for bookerne og kan aldrig bookes. Kun titlen "Ledig"/"Available" åbner for booking.
Statistik
Knappen Statistik (administrator & managere) viser bookinger pr. måned, fordelt på jobtype og booker — 6 måneder tilbage.
Brugere & passwords
Bookere, passwords, manager-rettigheder og jobtyper styres i systemets opsætning — kontakt din administrator ved ændringer.
8. Ofte stillede spørgsmål
Mine nye ledige tider vises ikke?
Tjek tre ting: (1) titlen er præcis "Ledig", (2) aftalen har et klokkeslæt (ikke heldags), (3) den ligger i fremtiden og inden for de næste 60 dage — og i den kalender, der er forbundet til Fieldnotes.
Jeg kan ikke redigere en booking (ingen blyant)?
Du kan kun redigere bookinger, du selv har lavet. Linda og Martin kan redigere alle. Spørg dem, hvis en andens booking skal ændres.
Kunden vil have et andet tidspunkt?
Åbn bookingen → "Flyt til andet tidspunkt". Eller lad kunden selv aflyse via linket i sin bekræftelsesmail og booke igen.
Hvad ser kunden om os?
Kun firmanavnet, jobtypen, de ledige tidspunkter og sin egen booking. Aldrig andre kunders aftaler eller interne noter.
Kan jeg skifte sprog?
Ja — flagene øverst til højre skifter mellem dansk og engelsk.
Noget virker ikke?
Prøv først at genindlæse siden (træk ned på mobil / Ctrl+Shift+R på computer). Hjælper det ikke, så skriv til din administrator.